sneek

Beleidsplan 2012-2016



Inhoudsopgave


1. De Vereniging Historisch Sneek e.o.


2. Over het doel en de leden van de VHS


3. Waar staan we?


4. Wat voor vereniging willen we in 2016 zijn?


5. Over de VHS als organisatie


6. Samenwerking


7. Financiën



1. De Vereniging Historisch Sneek e.o.

De Vereniging Historisch Sneek e.o. (VHS) is van start gegaan in 1997, maar officieel is de vereniging opgericht op 1 september 1998.
Momenteel (medio 2015) zijn er ruim 1.000 leden.
De vereniging is gehuisvest in het souterrain van de Openbare Bibliotheek aan de Wijde Noorderhorne te Sneek.
Van daaruit worden verschillende activiteiten ontplooid.
De belangrijke activiteit van de VHS is het inventariseren, bijhouden en ontsluiten van historische gegevens over Sneek en omgeving.
Als VHS richten wij ons daarbij op een breed publiek.
We organiseren ondermeer lezingen, geven het verenigingsblad “De Waag” uit en beheren een website.
Deze activiteiten willen wij in de komende jaren verbeteren en uitbreiden.

2. Over het doel en de leden van de VHS

De doelen van de VHS staan omschreven in artikel 1 van de statuten:
1. het verzamelen, inventariseren en vastleggen van historische gegevens over Sneek en zijn omgeving,
2. het organiseren van thema avonden hierover,
3. het stimuleren van contacten tussen geïnteresseerden in de historie van Sneek,
4. het bevorderen en het behartigen van belangen van alles wat daartoe behoort.
Onze leden zijn vooral mensen uit Sneek en omgeving.
Ook Snekers die elders wonen, blijven vaak nog lid van de vereniging.
Nostalgie en interesse in de geschiedenis van Sneek zijn belangrijke motieven om lid te worden, maar ook de gezelligheid en saamhorigheid die de vereniging uitstraalt maken dat mensen zich aanmelden.
Een deel van de leden zet zich dan ook graag in als vrijwilliger.
Onze leden verwachten dat we zorgvuldig omgaan met het ons toevertrouwde archief (deels ingebracht door de leden) en dat de thema avonden herkenbare onderwerpen behandelen.
Juist de herkenning die deze avonden oproept maken die tot een succes.
Het gemiddelde aantal bezoekers van deze avonden schommelt tussen de 150 en 200 personen.

3. Waar staan we?

Het eerste beleidsplan van de VHS had betrekking op de periode 2007 - 2012.
We hebben er serieus aan gewerkt de daarin opgenomen doelen te verwezenlijken.
Veel is ons gelukt, maar verscheidene beleidsvoornemens zijn niet gerealiseerd of zijn vanwege veranderde omstandigheden niet meer opportuun.
Ook is er nieuw beleid toegevoegd.
Zo is:
1. er een start gemaakt met het woningdocumentatiecentrum,
2. door het bestuur besloten dat het digitaliseren van de collectie wel doorgaat, maar dat de belangrijkste voorziening het papieren archief zal blijven.
3. voor het digitaliseren van oude films een tweede groep gestart om de productiviteit te verhogen.

Gerealiseerd zijn de volgende doelen:
1. Het inrichten en verzorgen van het archeologisch steunpunt
2. Het verzorgen van tentoonstellingen in de Waag, minimaal vier keer per jaar,
3. Technische kwaliteitsverbetering van de thema-avonden,
4. Het toegankelijker maken van de collectie door middel van digitalisering, de website en frequente tentoonstellingen.

(Nog) niet gelukt zijn:
1. nauwere samenwerking met de stadsgidsen,
2. het ontwikkelen van lezingen voor middelbare scholen.

Waar is de VHS sterk in?
1. de VHS staat goed bekend
2. Sneek en de Sneker historie leven onder het publiek, dit is onder andere te zien aan de groei van de VHS,
3. er is een grote en gemotiveerde vrijwilligersploeg
4. de VHS heeft goede contacten met verwante organisaties

Wat behoeft verbetering?
1.Een punt van zorg is de aanzienlijke gemiddelde leeftijd van onze leden en van de vrijwilligersgroep.
We moeten blijvend aandacht hebben voor aanwas van jongere mensen (middelbare leeftijd), vooral in het vrijwilligersteam.
2. de (digitale) ontsluiting van de collectie,
3. de robuustheid van de digitale infrastructuur (o.m. backups)

Ledenonderzoek 2011
Het bestuur is in 2011 nagegaan of de activiteiten die de vereniging organiseert wel bij de leden in de smaak vallen, of dat die activiteiten wat hen betreft verbetering, verandering of uitbreiding behoeven.
Dit onderzocht door middel van een aan alle leden toegezonden enquête.
De antwoorden zijn verwerkt door studenten van de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden.
Over het algemeen is er (zeer) veel waardering voor wat de VHS doet.
Grote beleidsaanpassingen worden dan ook niet voorgesteld.
De enquête heeft veel nuttige ideeën opgeleverd.
Die suggesties hebben mede een rol gespeeld bij het opstellen van dit beleidsplan.
Bij dit plan is het verslag van het ledenonderzoek opgenomen zoals dat in september 2011 aan de leden is bekendgemaakt.
(Bijlage uitkomst VHS-enquête).

4. Wat voor vereniging willen we in 2016 zijn?

Leden
We streven er naar dat we in 2016 het 1100ste lid hebben ingeschreven.
Daarmee hebben we een goede financiële basis voor de activiteiten die we ontplooien.
Nieuwe doelen op hoofdlijnen
We willen de huidige activiteiten handhaven en waar nodig de kwaliteit daarvan verbeteren.
We nemen ons voor in de komende beleidperiode te werken aan de volgende doelen op hoofdlijnen:
1. Verdere digitale ontsluiting van ons archief via internet, om te beginnen de fotocollectie.
Mogelijk valt hierbij samen te werken met andere erfgoedorganisaties (Tresoar, Fries Scheepvaart Museum) en/of het gemeentearchief,
2. Aanbieden van excursies voor VHS-leden,
3. Verdergaande inhoudelijke verbetering van de thema-avonden,
4. Verdere ontwikkeling van het verenigingsblad ‘De Waag’,
5. Ontwikkelen van een ‘organisatielidmaatschap’ (voorwaarden, lidmaatschapskosten, aanbod),
6. Onderzoek naar huisvestingsmogelijkheden (vanwege verwacht ruimtegebrek).
Deze doelen op hoofdlijnen worden uitgewerkt in activiteitenplannen die jaarlijks zullen worden opgesteld.

De VHS in de Sneker samenleving
Om een levende vereniging te blijven moeten we een herkenbare en actieve rol blijven spelen in de Sneker samenleving.
We willen open staan voor nieuwe ontwikkelingen.
Ook tijdens de looptijd van dit plan zullen we daarom soepel inspelen op een eventueel veranderende wensen van onze leden en van andere geïnteresseerden in de historie van Sneek.
Dicht bij de gemeenschap blijven betekent dat wij goede contacten zullen onderhouden met gemeentelijke instanties, musea en collega-verenigingen.

Wat willen wij met ons archief?
Ons papieren archief wordt voortdurend uitgebreid met beeldmateriaal.
We willen met voorrang aan het digitale archief werken.
We streven ernaar de snelheid van invoeren op te voeren en het aantal mensen dat die gegevens invoert te vergroten.
Dit kan door middel van scholing en door het uitbreiden van de computercapaciteit, al dan niet met een netwerk.
Dat dit niet ten koste mag gaan van de kwaliteit spreekt voor zich.
Het bestuur zal ook scherp blijven toezien op de kwaliteit van het beeldmateriaal dat wordt opgeslagen.
Er gaat gewerkt worden aan een verdere externe digitale ontsluiting van ons archief.

Wat we beslist niet gaan doen
De VHS zal geen museum worden.
Aangeboden collecties en objecten kunnen (helaas) niet worden geaccepteerd.
Voor dergelijke objecten zal, in overleg met de gevers, een passende bestemming worden gezocht.
Archeologische collecties worden echter wèl geaccepteerd. Die kunnen namelijk een plek krijgen in ons Archeologisch Steunpunt.
Ook zullen we ons niet gaan bezig houden met het zelf organiseren van historische stadswandelingen en rondvaarten door de grachten van Sneek. Wel leveren wij gegevens en informatie aan de huidige stadsgidsen en is er regelmatig overleg.

Huisvesting, apparatuur en kader
Onze huisvesting blijft vooralsnog in het souterrain van de Bibliotheek, hoewel we wel zien dat er op termijn ruimtegebrek dreigt, zowel door het aantal vrijwilligers, als door het in omvang toenemende archief.
Vandaar dat we een huisvestingsonderzoek zullen starten.
In de afgelopen beleidsperiode heeft de werkgroep archeologie een expositieruimte gekregen, bovenaan de trap die leidt naar het souterrain.
Voor wat betreft de hulpmiddelen moet er rekening worden gehouden met de afschrijving van de huidige apparatuur en met een uitbreiding met nieuwe computers en mogelijk een netwerk.
Zaken als brandveiligheid en klimaatbeheersing vragen aandacht.
Voor nieuwe activiteiten zullen vrijwilligers worden aangezocht die bereid en in staat zijn om lezingen en verhalen te ontwikkelen bij het bestaande beeldmateriaal.
Tevens wil het bestuur vrijwilligers aanzoeken die lezingen op locatie kunnen verzorgen, zowel voor ouderen, als voor de jeugd.

5. Over de VHS als organisatie

Het bestuur, bestaande uit acht mensen, bestuurt de vereniging en neemt tevens deel aan de vrijwilligersactiviteiten. Er is een globale taakverdeling.
Het bestuur kan commissies en werkgroepen instellen (van tijdelijke of permanente aard).
Eind 2011 zijn de volgende werkgroepen actief:
- Werkgroep thema-avonden,
- Werkgroep archeologie,
- Redactie ‘De Waag’,
- Werkgroep filmmateriaal,
- Werkgroep ontsluiting collectie,
- Advertentiecommissie,
- Werkgroep Woning Documentatie Centrum.
De voorzitter en secretaris van het bestuur verzorgen contacten naar buiten.
Het kwartaalblad “De Waag” is het communicatiemiddel met de leden, evenals de website.
De website zal een steeds belangrijker medium worden. We moeten daar dus extra zorg en aandacht aan besteden.
Voor het bestuur zijn de activiteiten, het beleid en de financiën steeds terugkerende onderwerpen op de agenda met de bedoeling om waar nodig en wenselijk de kwaliteit te verbeteren. Dit volgens de cyclus: planning, uitvoering en evaluatie en weer een volgende planning, waarbij de verbeterpunten uit de evaluatie worden meegenomen.
Vrijwilligers komen tijdens de openingstijden op dinsdag-, woensdag-, donderdag- en vrijdagmiddag van 14.00 uur tot 16.00 uur in het souterrain bijeen voor allerhande archiveringswerkzaamheden.
Het publiek is op dezelfde dagen welkom.
Tevens is de VHS voor het publiek op zaterdag van 10.30 uur tot 13.00 uur geopend.
Twee vrijwilligers zijn dan aanwezig voor informatie.

6. Samenwerking

De VHS neemt zich voor om in ieder geval samen te gaan werken met:
1. De Gemeente Súdwest-Fryslân; in het bijzonder als er op Sneker niveau een activiteit wordt voorzien waarbij de vereniging ondersteunende activiteiten kan verrichten.
2. De Openbare Bibliotheek; hiermee voeren wij zeer regelmatig overleg.
Niet alleen over onze huisvesting, maar ook over het samen opzetten van thema’s in het Archeologisch Steunpunt (ASP) en het Historisch Informatiepunt (HIP).
3. Het Fries Scheepvaartmuseum.
Hiermee voeren wij jaarlijks overleg, ondermeer over de afstemming van thema avonden.
4. De stichting Oud Sneek; jaarlijks overleg over beleid en publiciteit.
5. De Sneker Stadsgidsen; regelmatig overleg.
6. Andere oudheidkundige verenigingen in Fryslân, vooral met die in de nieuwe gemeente Súdwest-Fryslân. Ook met de vereniging uit Heerenveen is regelmatig contact en uitwisseling van archiefstukken.
7. De streekarchivaris en Tresoar,
8. De beleidsambtenaren archeologie van de gemeente Súdwest-Fryslân.

7. Financiën.

Geldmiddelen en contributie
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit de opbrengsten van de contributie, de advertentieopbrengsten en uit incidentele giften en bijdragen van sponsoren.
De VHS voert bewust een laag drempelig beleid. Dit betekent dat de contributie zo laag mogelijk gehouden wordt.
Uit de enquête is bekend dat er weinig weerstand bestaat tegen een matige contributieverhoging. Toch gaan wij daar vooralsnog niet toe over omdat de harde noodzaak daartoe ontbreekt.
De contributie wordt door middel van incasso-opdrachten geïncasseerd. Hiertoe is met de Friesland Bank een overeenkomst gesloten.
Naast de rekening-courant bij de Friesland Bank beschikt de vereniging over een spaarrekening.
Voor de ledenadministratie en de incasso van de contributies wordt sinds 2010 gewerkt met een zeer efficiënt, geïntegreerd boekhoudsysteem.

Reserves en voorzieningen
De volledige inventaris inclusief de technische hulpmiddelen is nu 7 jaar oud.
Dit alles is aangeschaft met grote steun van de gemeente Sneek, met behulp van sponsoren en met het sluiten van een renteloze obligatielening bij onze leden (2005).
Jaarlijks wordt ten laste van de begroting een bedrag gereserveerd om de obligatielening te kunnen aflossen.
De vervangingsreserve wordt eveneens jaarlijks ten laste van de begroting gevoed.
De algemene reserve is op gewenst peil, dat wil zeggen de omvang van de reserve komt vrijwel overeen met 30% van de jaarlijkse contributie opbrengst.

Schulden
De renteloze obligatielening is de eerste 5 jaar vrij van aflossing.
In 2011 is begonnen met het aflossen van de lening.
Jaarlijks wordt 1/5 deel van de lening afgelost.
In 2015 zal de laatste aflossing plaatsvinden.
De vereniging heeft naast de renteloze obligatielening geen schulden.

De Waag

De Vereniging Historisch Sneek is te bezoeken in
De Waag,
de kelder van de Openbare Bibliotheek,
Wijde Noorderhorne, Sneek.


Openingstijden
De Waag:
dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag:
13.30-16.00 uur


De VH Sneek is bereikbaar via info@vhsneek.nl